Google Form を使ったワークフロー

◆GoogleFormがいいところ
・EUCでありながらマルチユーザ。
・究極のSSOワークフロー
・コンシューマー版GoogleDriveで無料でも作れる
・GoogleSpreadSheetと連携ができるので、WebDB＋Excelの業務領域を両方カバーできる。
・入力制約や、分岐がプログラマーでなくても構築できる

◆GoogleFormの辛いところ
・フォームそのもののUIはカスタマイズできない
・フォームでの再編集はできるが制約が多い
　（検索→一覧→詳細という業務フローが作れない）
・フォームからの新規投稿でしかスクリプトが起動できない（ボタンクリックでということができない）
・レコードにキーの概念がない
・GoogleSpreadSheetのレイアウト機能がExcelに比べると低機能

◆作りたいもの
・紙と印鑑を使った決済はそのまま残して、データの再入力だけを省く
・非エンジニアが運用できるという点はそのまま残したい

◆以上を踏まえて以下のシナリオを実現する
・ユーザはGoogleAppsログイン状態でGoogleFormから申請
　（この段階で「フォームの回答」シートにはデータが蓄積される）
・サブミットイベントをトリガーに、以下のスクリプトが起動
　・申請書フォーマットのスプレッドシートに、カラムのバリューをセット
　・値が入ったシートをPDFに変換
　・PDFを本人のメールアドレスに添付して返信
・ユーザはメールを受信してPDFを印刷
・ユーザは上司の決裁を印鑑でもらう
・ユーザは承認済み決裁書類を経理に提出する
・経理は、紙で提出された決裁書類を受領し、データ作成日と申請者をキーに
　「フォームの回答」シートを参照し、決済済みカラムにフラグを立てる

◆上記からしばらくして、経理の運用
・請求書が来たら、それが決済済みかどうかを、「フォームの回答」を検索
・領収書の精算が提出されたら、それが決済済みかどうかを「フォームの回答」を検索

「フォームの回答」シートは、経理だけではなく決済権限をもったユーザにも参照権限を与えておくと、部門のコスト見通しが見えてよい。