会社対会社での書面でのやりとりがメールでよくなってきたという相場感

社内のワークフローはグループウェアのようなものでペーパーレスが進んだとしても、会社をまたがる場合には、どうしても紙ベース＆捺印＆郵送（もしくはFAX）という流れが多い。でも徐々に改善しつつある。メールでのやりとりが徐々に進んできているのだ。こういうのはあくまで「商慣習」なので法律じゃない。契約書の外の世界なので、互いに合意することが大事なのは、これまでもこれからも変わらない。

請求書のメール送付

元々請求書が紙でなければならないという根拠はない。請求書のPDFをメール添付で送るというケースは増えて来つつある。特に請求書は、月末に請求額が確定して、翌月に振り込んでもらう関係で、郵送を待たずに送れるというメリットは強い。相場感としてアリになってきた。

契約書に記載された合意のエビデンス

契約書には、契約満了を待たずに契約終了するケースに「両者の合意があれば」と条件が書かれていたりする。その場合には、メールで合意を交わして、そのメールを保存すれば良い。できれば印刷して契約書と一緒に保管しておくとよい。

発注のエビデンス

企業への発注は、発注書や申し込み書に署名捺印して郵送（もしくはFAX）するケースが多い。元々契約書ではないので、メールでよしとするケースもある。

捺印代わりのCC

企業間の取引の場合には、担当者個人が勝手にやっていることではなく、組織としてコミュニケーションをしているということが大事。だから、担当者からのメールにCCが入れてもらうことで、より強いコミュニケーションになる。

メールの証拠能力

元々郵送やFAXでやってたときに比べて、メールがより証拠能力が薄いとは思えないが、それでも揉めたときのために、メールでの証拠能力を考える。裁判になったらというよりも、契約の相手にしらを切らせないために毅然とした態度で臨みたい。法的にどうかという以前に、相手が認めるだけの証拠を保持したい。

1. 紙で印刷
• 契約書が紙ベースで管理されているのなら、同一フローで管理した方がいいので、メールも印刷して保管した方がいい。メール受信した担当者以外が証拠を保管できているいということが大事
2. PDFとして印刷
• PCの印刷機能でPDFに出力できるならそれがいい
• メールソフトがOutlookの場合にはPDFに直接出す機能はなくて、XPSで保存
• Webメールの場合には、Chrome自体がPDF出力の機能を持っているのでそれを使うといい
• PDFに印刷した場合でも、契約書データと一緒にファイルサーバに保管して、複数人で取り出せる状態がいい
3. 往復しているといい
• メールって送信は詐称できる。（FROM書き換えちゃえばいいから）
• しかし受信はその人しかできない
• だから往復しているメールだとなお「本人が返信した」という証拠になる
4. 担当者は複数あった方がいい
• TOには担当者、CCには先方担当社の上司、経理担当くらいが入っておくと、あとで知らぬ存ぜぬということになりにくい。自社の上司もCCに入れておくと、さらにごまかしがききにくい