ワークフローのシステムってパッケージっぽいものがあるのだけれど、大した機能がないくせに制限が多い。じゃ、制限をとっぱらっちゃって、メールだけで社内承認ワークフローが作れないか。
よくある紙ベースの承認フローはこんな感じ
- メンバーは、エクセルのフォーマットにしたがって承認依頼の文書を作成し印刷する
- マネージャーは、承認依頼の妥当性を見て、捺印欄に捺印する
- メンバーは、捺印済みの承認依頼をスタッフに提出する
- スタッフは、承認依頼にしたがって、名刺発注とかそういうオペレーションを行う
ポイントはこんだけ
- 承認依頼にはフォーマットがある
- 文書作成者・承認者・オペレーションスタッフの３つの役割が登場する
- 作成文書に対して「承認」といいうデータが「追記」される
これを「メールだけで」やろうとするとこういうシナリオになる。
- メンバーは、「雛形」から、承認依頼のメール本文を作成する
- メンバーは、マネージャに承認依頼のメールを送る
- マネージャーは、メールに対して、承認・却下のメールを返信する
- メンバーは、承認済みのメールを、TO：スタッフ、CC:マネージャーに転送する
- スタッフは承認済みであることを確認して、オペレーションを行う
- スタッフは、監査に備えて、承認済みメールを印刷・保管する
以下デメリット
- フォーマットの概念がメールにはないから「これをコピペして●●ってなってるところを書き換えて」っていう指導しかできない。
- ちゃんとしたワークフローシステムに比べると必須項目チェックとかができない（でもこれは紙と同じ）
- 承認済みとはいえ、印影のない承認でよしとするかどうかは社内ルールによる
- 本体の依頼文が引用返信になっているのが不格好
- 印刷してはんこを貰うという行為は、「対面」でないとできないが、メールだと顔を見ずに申請できちゃう。接待交際費の決済承認とか特に、会社の金で飲んだだけしかないので、顔色みて不正かどうかを判断しなくちゃいけない。
実は５番目のデメリットは結構でかい。承認ってステップは、従業員の不正を防ぐための仕組みだ。いかに空港が先進的になろうとも、入国審査だけは推定有罪で顔色を見ながら審査される。承認がデジタルになっても、直接の説明をもらうというマネジメント方針はあってもよい。それもルールではなく、マネージャがメンバーをどう扱うかという方針だ。
これらのデメリットを許容（もしくは運用でカバー）すれば、十分電子メールで承認フローを作ることができる。プリンターもハンコもOfficeも、なんならパソコンも要らない。さらに投資コストはゼロだ。
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