キャンパスノート: 10月 2012

2012年10月27日土曜日

エクセルの日付書式をマスターしてスケジュール王に俺はなる！

小中高と「時間割」に縛られてきている人がほとんどだが、時間割を作ったことのある人は少ない。

時間に縛られるのはイヤという印象はあっても、自分で時間割を決めるにはちょっとしたコツが必要。

スケジュール管理のソフトはあれこれあるが、圧倒的に使われるのはエクセルだ。表計算ソフトではあるものの、「升目ドキュメントツール」市場を見ても、エクセルが一番になる。

そんなわけで、エクセルでスケジュールを作るときのコツ。

１．１ヶ月半で終わるレベルのプロジェクトは縦軸を時間軸にする

広告制作ではよく見るタイプのスタイル。タスク重視ではなく、担当重視のスケジュール。タスクを分解してから担当を決めるのが、プロジェクトマネジメントの定石ではあるが、Web制作などは担当が決まっている。ディレクション、デザイン、開発と担当があって、それぞれが何をしなくちゃ行いけないかはだいたい見えている。こんなイメージ

２．日付には曜日をつける

エクセルには日付の書式がある。日付には曜日を入れた方が、観る側が今日明日を認識しやすくなって、気合いが入る。曜日はマスト。エクセルの書式で、yyyy/m/d(aaa) を入れると、曜日が入る。

日付書式のダイアログを開くのさえ面倒な時には、書式設定の結果をテキストに変換する、「text」というワークシート関数もある。「=text(A1,"aaa")」と入れると、A1セルに入った日付を、漢字の曜日に変えてくれる。

３．休日をグレーアウト

ちゃんと休日をグレーアウトして、一週間が7日ではなく5日であるということを明示する。週末に後続タスクにバトンタッチしても、それが着手できるのは月曜からであるということを明示する。グレー表示は、画面上は黄色にしておくと、白黒印刷の時にいい感じのグレーになる。祝日は忘れがちなので、それもいれておく。

４．「今日」が分かる用に

エクセルには、条件付き書式がある。書式のルールに「日付」がある。セルの日付が「今日であれば」セルの色を変えるということができる。「今日は何する日？」というのが分かりやすくなる。

５．合流を大事に

デザインが終了すると、そこでクライアントのレビューの時間をとらなくちゃいけないのに、それをとっていなくて、レビューが戻ってこないなんてことはある。クライアントの時間をブロックするためもスケジュールは必要。

６．最終的には時刻が大事

「20日サービスリリース」だと、20日0時0分にリリースになってしまう。そうではなく、「20日の13:00からリリースして、半日ほどべったり様子をみましょう」というように、時間をブロックする。

「今日中に仕上げます」なんてなのは、今日の終業時刻が締め切りなのか、今日の23:59のことなのか、それともあしたの始業時間に間に合っておけばいいんでしょと思っているのか。

2012年10月25日木曜日

賢い文章をたくさんペーストできれば、それはもはや賢い人

チューリング・テストというテストがある。

チャットをしている人が、相手を人間だと思えばそれはもはや、人間なのではないかという話し。知能があるかどうかはではなく、そう捉えることができるかどうかと言う問題。

目の前にロボットが居て声を出せばボロがでるが、チャットであれば機械でもばれないかも知れない。

教育現場やクリエイティブな場面ではコピペは御法度ではあるが、社会生活の中では「他の賢い人と同レベルの仕事をする」ということが求められる。多くの活動がコンピュータでコミュニケーションされるため、結局のところ「コピペ力」が仕事力を決める。

2012年10月24日水曜日

日程調整メールを絶対に間違えない方法

調整HACKS｜Media Technology Labs (MTL) : メディアテクノロジーラボ

http://mtl.recruit.co.jp/blog/2009/03/hacks.html

を書いて、だいぶ経つのだが、それでも調整日を間違うケースがあとを経たない。

Aさん「10/24(水) 10/25(木)　10/26(金)　のいずれか都合のよい、日程をご返信ください」
Bさん「24水曜日が都合が悪くてあとはOKです」
Aさん「ありがとうございます」
Cさん「あれ、24日は火曜日じゃないですか？ちなみに25日の水曜日ならOKです」
Aさん「すみません。じゃ、25日水曜日が濃厚ということで」
Bかん「あー、すみません水曜日がダメなんです」

みたいなメールのやりとりは、絶対にやったらアカンのですよ。

そういう時のためには、「人というものは間違うもの」として、カレンダーをコピペする。

Googleカレンダーは、ブラウザなので、日付をがっつりコピーすることができる。
まず、仮押さえをする。

次に、日付をコピーしていく。

それを、メールにペーストしていく。

ちょっと面倒な気もするが、日付のミスタイプの被害は甚大で、たくさんの人にご迷惑をおかけするので、コピペを心がけたい。

なお、複数コピーして、あとでメール編集画面を開いて、一気にペーストということもできる。それはクリップボード履歴ツールを使うとよい。私は、Charu3というクリップボード履歴ツールを使っているが、それはまた今度。

YYYYMMDDでファイルをリネームするためのJS

オフィスのファイル名ルールではよくあるこれ。

「上半期実績と見通し20121024.xlsx」

みたいなやつ。バージョン管理システムがあればそれでもいいのだけれど、両方開いたりすることを考えるとやっぱり別ファイル名がいい。特にエクセルは、ディレクトリが別でも同じファイル名は開くことができないので、ファイル名は別にしておく必要がある。

そしてこのYYYYMMDDのファイル名を作る方法あれこれ。

１．ATOKを使う

ATOKは賢くて、「きょう」を変換すると「2012/10/24(水)」みたいな候補も出してくれる。そして日付の書式のオプションで、YYYYMMDDの形式も選ぶことができる。ちなみに、あした提出の書類なら「あした」で検索しても、あしたの日付で変換してくれる。「げつよう」とか「かよう」でも、変換してくれるのが兆賢い。

ただし、ATOKは有料。これだけのために全社でATOKを買おうというのは、説得力が薄い。

２．そういうJSを書く

JSでWSHを書いて、そのJSを、「送る」フォルダに入れる。

スクリプトはこれ。

if(WScript.Arguments.length == 0){
WScript.Echo("ファイルをドロップしてください");
WScript.Quit();
}
var source = WScript.Arguments(0);
if(!source.match(/(.*\\)(.+?)\.(.*?)$/)){
WScript.Echo("ファイルをドロップしてください");
WScript.Quit();
}
var dir = RegExp.$1;
var basename = RegExp.$2;
var ext = RegExp.$3;
//今日の日付を作成
var d = new Date();
var strDate = d.getFullYear();
strDate += ("0" + (d.getMonth() + 1)).slice(-2) ;
strDate += ("0" + d.getDate()).slice(-2) ;
//WScript.Echo(strDate);
//もしbasenameに数字8桁があれば、そこを置換
if(basename.match(/\d{8}/)){
//WScript.Echo(basename);
basename = basename.replace(/\d{8}/,strDate);
}else{
basename += strDate;
}
//WScript.Echo(basename);
var newname = dir + basename + "." + ext;
var fso = new ActiveXObject("Scripting.FileSystemObject");
fso.GetFile(source).Copy(newname);
WScript.Echo(newname);

これを、yyyymmdd.js みたいな名前で保存して、送るフォルダに保存すればいい。

送るフォルダを一発で開くには、ファイル名を指定して実行で「shell:sendto」を入れればいい。

これで、ちょっと大人になった気分。

「Book1.xlsx」でファイルを送ってくる人よりも「収益シミュレーション20121024.xlsx」でファイルを作る人の方が信頼される。

2012年10月22日月曜日

SJISで表現できる文字を全部表示してみるとテストがしやすくなる

文字化けが起こらないかどうかのテストをしてたときのテストデータを晒します。

これ。

https://docs.google.com/file/d/0B9FUUzjGImMRY0hXMG1TV014X28/edit

GoogleDriveのプレビューが化けているけど、保存すれば、SJISの全領域のデータがテキストファイルとして使える。

これをごそっとコピーペーストして保存。再表示してコピーして、文字列として違いがなければ、テスト合格。

単純に、JISで定義されている漢字を眺めるのに使ってもいい。

お子様の名前をつけるときにも眺めてください。